Easy Scan – Digitale Bestandsaufnahme und verbindliches Angebot für Ihre Digitalisierung

Sie möchten Akten, Pläne, Personalunterlagen oder größere Archivbestände digitalisieren lassen, kennen jedoch den tatsächlichen Umfang Ihrer Unterlagen nicht? Mit unserem Easy Scan Service müssen Sie Ihre Dokumente weder selbst zählen noch ausmessen oder vorsortieren.

Wir übernehmen die fachgerechte Sichtung, Erfassung und Aufwandsermittlung Ihres Bestands. Auf Grundlage dieser Bestandsaufnahme erstellen wir Ihnen ein transparentes und verbindliches Angebot für die spätere Digitalisierung.

Wichtiger Hinweis:
Der Easy Scan Service umfasst ausschließlich die Sichtung, Bestandsaufnahme und Angebotserstellung. Die eigentliche Digitalisierung ist nicht im Preis des Easy Scan Services enthalten und erfolgt erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe des separat erstellten Digitalisierungsangebots.

Der Service richtet sich insbesondere an Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Architekturbüros, Ingenieurbüros, Vereine und Organisationen, die größere Dokumentenbestände digitalisieren lassen möchten, ohne den Umfang zuvor selbst erfassen zu müssen.

Ob einzelne Unterlagen, Projektmappen, Aktenordner, Baupläne oder komplette Archivbestände: Wir schaffen eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Ihr Digitalisierungsprojekt. So kennen Sie den tatsächlichen Aufwand, den vorgesehenen Leistungsumfang und die entstehenden Kosten, bevor Sie die Digitalisierung beauftragen.

Ablauf des Easy Scan Services

1. Art und Menge der Unterlagen auswählen

Wählen Sie aus, ob es sich um Einzelblätter, dünne Hefter, Projektmappen, Aktenordner oder Kartons mit gemischtem Inhalt handelt. Zusätzliche Ordner innerhalb eines Kartons können separat angegeben werden.

2. Übergabe der Unterlagen

Sie übergeben uns Ihre Dokumente persönlich vor Ort oder senden sie nach vorheriger Absprache per Versand ein.

3. Fachgerechte Sichtung und Bestandsaufnahme

Unsere Mitarbeiter prüfen und erfassen Ihre Unterlagen. Dabei berücksichtigen wir unter anderem:

• Art und Menge der Dokumente

• unterschiedliche Papier- und Planformate

• lose oder geheftete Unterlagen

• Ordner, Mappen und gemischte Bestände

• Zustand und Beschaffenheit der Vorlagen

• gewünschte Dateiformate und Ablagestrukturen

• erforderliche Vor- und Nacharbeiten

In diesem Schritt findet noch keine vollständige Digitalisierung der Unterlagen statt.

4. Erstellung des Digitalisierungsangebots

Auf Basis der Bestandsaufnahme erhalten Sie ein detailliertes und verbindliches Angebot. Darin werden die vorgesehenen Leistungen, der Digitalisierungsaufwand und die entstehenden Kosten transparent aufgeführt.

5. Freigabe und optionale Digitalisierung

Erst nachdem Sie das Angebot geprüft und ausdrücklich freigegeben haben, beginnen wir auf Wunsch mit der Digitalisierung Ihrer Unterlagen.

Die Beauftragung des Easy Scan Services verpflichtet Sie nicht dazu, das anschließende Digitalisierungsangebot anzunehmen.

Verfügbare Umfangsarten

Einzelblätter / dünner Hefter

Geeignet für einzelne Dokumente, Urkunden, Nachweise oder kleinere Mengen loser beziehungsweise leicht gehefteter Unterlagen.

Projektmappe / Stapel bis etwa 250 Blatt

Geeignet für Projektmappen, lose Dokumentensammlungen, kleinere Aktenbestände oder zusammengehörige Unterlagen eines Projekts.

Aktenordner

Geeignet für klassische Aktenordner, vollständig abgeheftete Unterlagen oder vergleichbare Dokumentenbestände.

Karton / gemischter Bestand

Geeignet für Archivkartons, Umzugskartons oder gemischte Bestände mit Ordnern, Mappen, Heftern und losen Unterlagen. Zusätzliche Ordner innerhalb des Kartons können separat angegeben werden.

Ihre Vorteile

• Keine eigene Zählung oder Vermessung erforderlich

• Keine aufwendige Vorsortierung notwendig

• Professionelle Bestandsaufnahme durch erfahrene Mitarbeiter

• Transparente und verbindliche Kostenbasis vor Projektbeginn

• Klare Übersicht über den vorgesehenen Leistungsumfang

• Zeitersparnis durch eine strukturierte Voranalyse

• Verlässliche Grundlage für Digitalisierungs- und Archivierungsprojekte

• Keine Verpflichtung zur anschließenden Beauftragung der Digitalisierung

Häufige Fragen

Wer kann den Easy Scan Service nutzen?

Der Service eignet sich insbesondere für Unternehmen, Behörden, öffentliche Einrichtungen, Architekturbüros, Ingenieurbüros, Vereine, Organisationen und Privatkunden mit größeren oder schwer einzuschätzenden Dokumentenbeständen.

Ist die Digitalisierung im Easy Scan Service bereits enthalten?

Nein. Der Easy Scan Service umfasst ausschließlich die Sichtung, Bestandsaufnahme, Aufwandsermittlung und Erstellung eines verbindlichen Digitalisierungsangebots.

Die eigentliche Digitalisierung wird separat angeboten und beginnt erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.

Werden meine Unterlagen automatisch digitalisiert?

Nein. Durch die Buchung des Easy Scan Services beauftragen Sie zunächst nur die Bestandsaufnahme und Angebotserstellung. Eine Digitalisierung erfolgt ausschließlich, wenn Sie das anschließend erstellte Angebot gesondert annehmen.

Bin ich verpflichtet, das Digitalisierungsangebot anzunehmen?

Nein. Nach Erhalt des Angebots entscheiden Sie selbst, ob Sie die Digitalisierung durch uns durchführen lassen möchten.

Muss ich den Bestand vorher zählen oder ausmessen?

Nein. Die Sichtung, Erfassung und Aufwandsermittlung übernehmen wir für Sie.

Muss ich die Unterlagen vorher sortieren?

Eine vollständige Vorsortierung ist nicht erforderlich. Eine grobe Trennung unterschiedlicher Projekte oder Bestände kann jedoch hilfreich sein, sofern dies ohne größeren Aufwand möglich ist.

In welchen Formaten können die digitalisierten Daten später bereitgestellt werden?

Je nach Anforderung ist eine Ausgabe beispielsweise als PDF, PDF/A, TIFF oder JPG möglich. Das gewünschte Dateiformat und die Ablagestruktur werden im Digitalisierungsangebot berücksichtigt.

Was geschieht nach der Bestandsaufnahme mit meinen Unterlagen?

Nach der Sichtung erhalten Sie Ihr verbindliches Digitalisierungsangebot. Anschließend entscheiden Sie, ob die Unterlagen digitalisiert oder zunächst wieder an Sie zurückgegeben beziehungsweise zur Abholung bereitgestellt werden sollen.